Nhu cầu thuê/mua máy photocopy: Doanh nghiệp nên thuê hay mua trong năm 2026?

Cập nhật tháng 9/2026

Máy photocopy vẫn là một trong những thiết bị quan trọng tại nhiều văn phòng, doanh nghiệp, trường học, cơ quan hành chính, cửa hàng dịch vụ photocopy và các đơn vị thường xuyên xử lý hồ sơ giấy. Tuy nhiên, cách doanh nghiệp tiếp cận và đầu tư thiết bị này đang có nhiều thay đổi.

Nếu trước đây phương án phổ biến là mua một chiếc máy photocopy và tự chịu trách nhiệm về vật tư, bảo trì, sửa chữa thì hiện nay doanh nghiệp có thêm lựa chọn thuê máy photocopy theo tháng, theo số lượng bản in hoặc theo hợp đồng dịch vụ.

Sự thay đổi này xuất phát từ nhiều yếu tố như nhu cầu tối ưu dòng tiền, chi phí đầu tư thiết bị, sự phát triển của máy photocopy đa chức năng, nhu cầu số hóa tài liệu và yêu cầu ngày càng cao về dịch vụ kỹ thuật.

Vậy nhu cầu thuê/mua máy photocopy trong năm 2026 đang có xu hướng như thế nào? Khi nào doanh nghiệp nên thuê? Khi nào mua sẽ phù hợp hơn? Và cần tính toán những chi phí nào trước khi đưa ra quyết định?

Nhu cầu sử dụng máy photocopy vẫn tồn tại dù doanh nghiệp đang số hóa

Chuyển đổi số đang làm thay đổi cách doanh nghiệp tạo lập, lưu trữ và trao đổi tài liệu. Nhiều loại hồ sơ đã được chuyển sang định dạng điện tử, việc ký số và lưu trữ trực tuyến ngày càng phổ biến.

Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa nhu cầu sử dụng máy photocopy và máy in biến mất.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn cần xử lý:

• Hợp đồng.

• Hồ sơ pháp lý.

• Hồ sơ đấu thầu.

• Tài liệu kế toán.

• Hóa đơn, chứng từ.

• Hồ sơ nhân sự.

• Tài liệu đào tạo.

• Hồ sơ xây dựng.

• Tài liệu hành chính.

• Tài liệu phục vụ khách hàng.

• Hồ sơ trường học và giáo dục.

Bên cạnh chức năng photocopy, thiết bị hiện nay còn được sử dụng để in, scan, scan hai mặt, gửi tài liệu qua mạng và chuyển đổi tài liệu giấy thành file điện tử.

Vì vậy, nhu cầu đang dần chuyển từ việc chỉ cần một chiếc máy photocopy sang việc tìm kiếm một giải pháp xử lý tài liệu phù hợp với quy trình làm việc.

Vì sao doanh nghiệp quan tâm đến thuê máy photocopy?

Giảm chi phí đầu tư ban đầu

Một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến hình thức thuê được quan tâm là khả năng giảm áp lực đầu tư ban đầu.

Để sở hữu một thiết bị phù hợp, doanh nghiệp có thể phải bỏ ra một khoản vốn tương đối lớn. Với doanh nghiệp mới thành lập, văn phòng nhỏ hoặc đơn vị đang ưu tiên dòng tiền cho hoạt động kinh doanh chính, đây có thể là một khoản đầu tư cần cân nhắc.

Thay vì bỏ toàn bộ chi phí ngay từ đầu, thuê máy cho phép doanh nghiệp phân bổ chi phí trong thời gian sử dụng.

Khi mua máy, doanh nghiệp phải thanh toán phần lớn giá trị thiết bị ngay từ đầu.

Trong khi đó, với phương án thuê, chi phí thường được phân bổ theo tháng hoặc theo thời hạn hợp đồng.

Điều này có thể giúp doanh nghiệp:

• Giữ lại vốn cho hoạt động kinh doanh.

• Giảm áp lực đầu tư ban đầu.

• Dễ dự toán chi phí hàng tháng.

• Không phải bỏ một khoản vốn lớn cho tài sản ít tạo doanh thu trực tiếp.

Phù hợp với doanh nghiệp cần kiểm soát dòng tiền

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc kiểm soát dòng tiền thường quan trọng không kém việc tối ưu chi phí.

Một khoản tiền đáng kể có thể được sử dụng cho:

• Nhân sự.

• Marketing.

• Công nghệ.

• Hàng hóa.

• Máy móc sản xuất.

• Phần mềm.

• Mặt bằng.

• Hoạt động kinh doanh.

• Trong trường hợp này, thuê máy photocopy có thể là một phương án giúp doanh nghiệp giảm vốn đầu tư ban đầu.

Giảm áp lực bảo trì và sửa chữa

Máy photocopy là thiết bị có nhiều bộ phận cơ khí và điện tử hoạt động thường xuyên.

Sau một thời gian sử dụng, thiết bị có thể phát sinh các vấn đề liên quan đến:

• Kẹt giấy.

• Roller.

• Cụm trống.

• Cụm sấy.

• Bộ nạp bản gốc.

• Khay giấy.

• Chất lượng bản in.

• Hệ thống điều khiển.

• Kết nối mạng.

Trong một số hợp đồng thuê, nhà cung cấp có thể đảm nhận việc bảo trì và sửa chữa theo điều kiện đã thỏa thuận.

Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc quản lý thiết bị.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải hợp đồng thuê nào cũng bao gồm toàn bộ vật tư, linh kiện và chi phí sửa chữa. Người thuê cần đọc kỹ hợp đồng trước khi ký.

Thuê máy photocopy có thực sự tiết kiệm?

Những khoản chi phí cần tính khi thuê

Đây là câu hỏi không thể trả lời chỉ bằng giá thuê hàng tháng.

Một hợp đồng có mức phí thuê thấp nhưng có định mức bản in thấp, phí vượt định mức cao hoặc phát sinh nhiều khoản ngoài hợp đồng vẫn có thể khiến tổng chi phí tăng.

Do đó, cần xem xét toàn bộ cấu trúc chi phí.

Khi đánh giá một hợp đồng thuê máy photocopy, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Phí thuê máy hàng tháng.

• Số lượng bản in tối thiểu.

• Định mức bản in.

• Chi phí bản vượt định mức.

• Toner.

• Linh kiện.

• Bảo trì.

• Sửa chữa.

• Vận chuyển.

• Lắp đặt.

• Chi phí phát sinh khác.

Không nên chỉ hỏi:

"Giá thuê máy mỗi tháng là bao nhiêu?"

Mà nên hỏi:

"Tổng chi phí dự kiến trong một tháng và trong toàn bộ thời hạn hợp đồng là bao nhiêu?"

Phí thuê hàng tháng

Đây là khoản chi phí dễ nhìn thấy nhất.

Tuy nhiên, cần xác định rõ mức phí đã bao gồm những gì.

Ví dụ, hai nhà cung cấp cùng báo giá thuê tương đương nhau nhưng một bên đã bao gồm toner và bảo trì, trong khi bên còn lại tính riêng từng khoản.

Nếu chỉ nhìn vào giá thuê, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sai.

Định mức và chi phí bản in vượt định mức

Một số hợp đồng thuê có quy định số lượng bản in tối thiểu hoặc mức bản in được bao gồm trong gói dịch vụ.

Nếu vượt định mức, doanh nghiệp có thể phải trả thêm phí theo số bản thực tế.

Do đó, cần ước tính số lượng bản in trung bình hàng tháng trước khi ký hợp đồng.

Toner, linh kiện và bảo trì

Cần hỏi rõ:

• Toner có được cung cấp miễn phí hay không?

• Toner chính hãng hay loại tương thích?

• Drum có nằm trong gói dịch vụ không?

• Cụm sấy có được thay thế khi hao mòn không?

• Roller có được thay miễn phí không?

• Ai chịu chi phí sửa chữa?

Đây là những điều khoản có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí thực tế.

Khi nào doanh nghiệp nên mua máy photocopy?

Mua máy thường phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tương đối ổn định và dự kiến sử dụng thiết bị trong thời gian dài.

Phương án mua có thể đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp:

• Có ngân sách đầu tư.

• Có nhu cầu in ổn định.

• Muốn sở hữu thiết bị.

• Muốn chủ động lựa chọn model.

• Muốn chủ động quản lý thiết bị.

• Có đơn vị kỹ thuật hỗ trợ.

• Dự kiến sử dụng máy trong nhiều năm.

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ổn định

Nếu số lượng bản in mỗi tháng khá ổn định, doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán chi phí đầu tư và chi phí vận hành.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp dự kiến sử dụng máy trong 5 năm, có thể tính tổng chi phí mua và vận hành trong 5 năm rồi so sánh với tổng chi phí thuê trong cùng khoảng thời gian.

Doanh nghiệp muốn sở hữu thiết bị

Một lợi thế rõ ràng của mua máy là doanh nghiệp sở hữu tài sản.

Sau khi hoàn thành thời gian sử dụng, doanh nghiệp có thể:

• Tiếp tục sử dụng.

• Bán lại.

• Thanh lý.

• Chuyển sang bộ phận khác.

Trong khi đó, máy thuê thuộc quyền sở hữu của nhà cung cấp theo điều kiện hợp đồng.

Doanh nghiệp có ngân sách đầu tư

Nếu doanh nghiệp có nguồn vốn phù hợp và xác định sử dụng thiết bị lâu dài, mua máy có thể giúp giảm sự phụ thuộc vào hợp đồng thuê.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần dự phòng ngân sách cho toner, linh kiện, bảo trì và sửa chữa.

Khi nào thuê máy photocopy là lựa chọn phù hợp?

Thuê máy thường phù hợp với những doanh nghiệp muốn giảm vốn đầu tư hoặc không muốn tự quản lý toàn bộ quá trình vận hành thiết bị.

Doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp mới có thể chưa biết chính xác nhu cầu in ấn trong tương lai.

Thuê máy giúp doanh nghiệp có thời gian theo dõi:

• Số lượng bản in.

• Nhu cầu scan.

• Nhu cầu in màu.

• Số lượng người sử dụng.

• Mức độ sử dụng máy.

• Chi phí thực tế.

Sau một thời gian, doanh nghiệp có thể quyết định tiếp tục thuê hoặc chuyển sang mua.

Văn phòng cần giảm vốn đầu tư

Nếu doanh nghiệp muốn giữ tiền cho hoạt động kinh doanh, thuê có thể giúp giảm khoản đầu tư ban đầu.

Nhu cầu in ấn thay đổi theo thời điểm

Một số doanh nghiệp có nhu cầu in tăng mạnh theo mùa vụ, dự án hoặc từng giai đoạn kinh doanh.

Trong trường hợp đó, thuê thiết bị có thể mang lại sự linh hoạt nhất định.

Doanh nghiệp không muốn tự quản lý bảo trì

Nếu doanh nghiệp không có nhân sự kỹ thuật, việc thuê kèm dịch vụ bảo trì có thể giúp đơn giản hóa quá trình vận hành.

Tuy nhiên, mức độ hỗ trợ phụ thuộc hoàn toàn vào điều khoản hợp đồng.

Thuê hay mua máy photocopy: Phương án nào tốt hơn?

Không có một phương án phù hợp với tất cả doanh nghiệp.

Một văn phòng có 5-10 nhân viên sẽ có nhu cầu khác với trường học, công ty xây dựng, ngân hàng, trung tâm photocopy hoặc nhà in.

Vì vậy, nên đánh giá theo nhu cầu thực tế.

So sánh thuê và mua máy photocopy

Bảng trên chỉ mang tính tham khảo. Điều kiện thuê, giá bán, chính sách bảo hành và dịch vụ của từng nhà cung cấp có thể khác nhau.

Chi phí sở hữu máy photocopy cần tính những gì?

Nếu mua máy, doanh nghiệp không nên chỉ tính giá mua.

Tổng chi phí sử dụng có thể bao gồm:

Giá mua máy + toner + giấy + bảo trì + linh kiện + điện năng + chi phí kỹ thuật.

Giá mua máy photocopy

Đây là khoản đầu tư ban đầu.

Nhưng giá máy có thể thay đổi tùy:

• Thương hiệu.

• Model.

• Tốc độ.

• Máy màu hay đen trắng.

• Khả năng scan.

• Bộ nạp tài liệu.

• Khay giấy.

• Finisher.

• Tính năng kết nối.

• Tình trạng máy.

Chi phí toner và vật tư tiêu hao

Toner là một trong những khoản cần quan tâm nhất.

Ngoài toner còn có những bộ phận hao mòn như:

• Drum.

• Developer.

• Fuser.

• Roller.

• Transfer belt đối với một số dòng máy màu.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu giá vật tư trước khi quyết định mua.

Chi phí bảo trì và sửa chữa

Máy sử dụng càng nhiều thì yêu cầu bảo trì càng cao.

Doanh nghiệp cần dự trù chi phí cho:

• Vệ sinh máy.

• Thay vật tư.

• Sửa chữa.

• Linh kiện.

• Nhân công kỹ thuật.

Chi phí điện năng

Máy photocopy công suất lớn có thể tiêu thụ nhiều điện hơn thiết bị nhỏ.

Nếu sử dụng với tần suất cao trong thời gian dài, điện năng cũng cần được tính vào tổng chi phí sở hữu.

Chi phí thay thế linh kiện

Một số linh kiện có tuổi thọ nhất định.

Drum và cụm trống

Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản in.

Cụm sấy

Làm việc ở nhiệt độ cao và có thể hao mòn sau thời gian dài sử dụng.

Roller và bộ phận kéo giấy

Các bộ phận này có thể xuống cấp theo số lượng bản in và điều kiện sử dụng.

TCO là gì và tại sao quan trọng khi chọn máy photocopy?

TCO là viết tắt của Total Cost of Ownership, có thể hiểu là tổng chi phí sở hữu trong suốt vòng đời thiết bị.

Đây là cách đánh giá phù hợp hơn so với việc chỉ nhìn vào giá mua.

Một chiếc máy giá thấp nhưng toner đắt, thường xuyên hỏng hoặc khó tìm linh kiện có thể khiến tổng chi phí cao.

Ngược lại, một thiết bị có giá đầu tư cao hơn nhưng ổn định, tiết kiệm vật tư và có dịch vụ tốt có thể mang lại hiệu quả cao hơn trong thời gian dài.

Tính tổng chi phí khi mua máy

Có thể sử dụng công thức đơn giản:

TCO mua = Giá máy + vật tư + bảo trì + linh kiện + điện + chi phí kỹ thuật - giá trị thanh lý dự kiến

Tính tổng chi phí khi thuê máy

Có thể tính:

TCO thuê = Tổng phí thuê + phí bản in + phí vượt định mức + các khoản phát sinh

Doanh nghiệp nên tính cả hai phương án trong cùng một khoảng thời gian, chẳng hạn 36 hoặc 60 tháng.

Mua máy photocopy cũ có phải lựa chọn thay thế?

Ngoài thuê máy và mua máy mới, thị trường còn có lựa chọn mua máy photocopy đã qua sử dụng.

Máy cũ có thể phù hợp với doanh nghiệp có ngân sách hạn chế nhưng vẫn cần thiết bị có công suất tương đối cao.

Ưu điểm của máy photocopy cũ

• Giá đầu tư ban đầu thấp hơn.

• Có nhiều model để lựa chọn.

• Có thể tìm được máy công suất cao với ngân sách vừa phải.

• Phù hợp với một số nhu cầu photocopy thông thường.

Rủi ro khi mua máy photocopy đã qua sử dụng

Máy cũ có thể có sự khác biệt rất lớn về tình trạng.

Cùng một model nhưng hai chiếc máy có thể có mức độ hao mòn hoàn toàn khác nhau.

Cần kiểm tra:

• Nguồn gốc.

• Năm sản xuất.

• Số bản đã chạy.

• Lịch sử bảo trì.

• Tình trạng drum.

• Cụm sấy.

• Roller.

• Bộ nạp bản gốc.

• Khay giấy.

• Chất lượng bản in.

Thuê máy photocopy theo số lượng bản in

Một số mô hình dịch vụ tính phí dựa trên số lượng bản in.

Cách này có thể giúp doanh nghiệp liên hệ chi phí với mức sử dụng thực tế.

Mô hình tính phí theo bản in là gì?

Thay vì chỉ trả tiền thuê máy, doanh nghiệp có thể trả một khoản phí dựa trên số lượng bản in.

Ví dụ:

Phí dịch vụ + số bản in × đơn giá/bản.

Tuy nhiên, cách tính thực tế phụ thuộc hợp đồng.

Định mức bản in tối thiểu

Một số hợp đồng có thể quy định số lượng bản in tối thiểu.

Nếu doanh nghiệp không sử dụng hết định mức, vẫn có thể phải thanh toán theo điều khoản đã ký.

Vì vậy, cần xác định lượng in trung bình trước khi ký hợp đồng.

Chi phí phát sinh khi vượt định mức

Nếu doanh nghiệp in nhiều hơn dự kiến, chi phí bản vượt định mức có thể tăng đáng kể.

Do đó, cần hỏi rõ:

• Đơn giá bản vượt.

• Cách tính bản màu.

• Cách tính bản hai mặt.

• Có giới hạn tối đa hay không.

• Có thay đổi đơn giá theo sản lượng hay không.

Doanh nghiệp mới thành lập nên thuê hay mua máy photocopy?

Doanh nghiệp mới thành lập thường chưa có dữ liệu chính xác về nhu cầu sử dụng.

Trong trường hợp này, thuê có thể là phương án giúp giảm rủi ro đầu tư ban đầu.

Sau 6-12 tháng, doanh nghiệp có thể có số liệu thực tế để đánh giá.

Trường hợp nên thuê

Có thể cân nhắc thuê nếu:

• Ngân sách ban đầu hạn chế.

• Chưa biết chính xác lượng bản in.

• Không muốn quản lý bảo trì.

• Văn phòng có khả năng thay đổi.

• Muốn thử nghiệm nhu cầu trước khi đầu tư dài hạn.

Trường hợp nên mua

Có thể cân nhắc mua nếu:

• Nhu cầu đã xác định rõ.

• Số lượng bản in ổn định.

• Có ngân sách.

• Muốn sở hữu tài sản.

• Dự kiến sử dụng lâu dài.

Văn phòng nhỏ có cần thuê máy photocopy công suất lớn?

Không phải lúc nào cũng cần.

Một văn phòng nhỏ với nhu cầu vài nghìn bản mỗi tháng có thể chỉ cần một máy đa chức năng phù hợp.

Việc lựa chọn máy công suất quá lớn có thể khiến doanh nghiệp:

• Đầu tư nhiều hơn.

• Chiếm nhiều diện tích.

• Tăng chi phí vận hành.

• Không khai thác hết khả năng của máy.

Xác định số lượng bản in mỗi tháng

Doanh nghiệp nên thống kê số lượng bản in thực tế trước khi lựa chọn.

Có thể chia nhu cầu thành:

• Dưới 5.000 bản/tháng.

• 5.000-20.000 bản/tháng.

• 20.000-50.000 bản/tháng.

• Trên 50.000 bản/tháng.

Các mốc trên chỉ mang tính tham khảo. Công suất phù hợp còn phụ thuộc loại tài liệu và tần suất sử dụng.

Chọn công suất máy theo nhu cầu

Không nên chọn máy chỉ vì tốc độ cao.

Một chiếc máy 50-60 trang/phút không nhất thiết phù hợp hơn máy 30-40 trang/phút nếu văn phòng chỉ sử dụng vài nghìn bản mỗi tháng.

Ngược lại, doanh nghiệp có khối lượng in lớn cần ưu tiên máy có khả năng hoạt động ổn định trong thời gian dài.

Doanh nghiệp có khối lượng in lớn nên chọn máy như thế nào?

Đối với doanh nghiệp có lượng in lớn, cần quan tâm nhiều hơn đến khả năng vận hành liên tục.

Tốc độ in và photocopy

Tốc độ cần phù hợp với lượng tài liệu.

Công suất hoạt động

Không nên chỉ nhìn vào tốc độ mà bỏ qua khả năng chịu tải.

Khả năng scan

Nếu doanh nghiệp số hóa tài liệu thường xuyên, tốc độ scan và khả năng scan hai mặt rất quan trọng.

Khả năng xử lý giấy

Doanh nghiệp cần xem xét:

• Dung lượng khay giấy.

• Khả năng sử dụng nhiều loại giấy.

• In hai mặt.

• Bộ hoàn thiện.

• Đóng ghim.

• Phân loại tài liệu.

Chi phí trên mỗi bản in

Đây là một trong những chỉ số quan trọng nhất đối với đơn vị có khối lượng in lớn.

Vì sao dịch vụ sau bán hàng ngày càng quan trọng?

Máy photocopy bị lỗi có thể làm gián đoạn công việc của cả văn phòng.

Một doanh nghiệp có thể chấp nhận mức giá thiết bị cao hơn nếu nhà cung cấp có:

• Kỹ thuật viên chuyên nghiệp.

• Thời gian phản hồi nhanh.

• Linh kiện sẵn.

• Toner ổn định.

• Bảo trì định kỳ.

• Chính sách hỗ trợ rõ ràng.

Thời gian phản hồi khi máy gặp sự cố

Nên hỏi rõ thời gian kỹ thuật viên có thể tới xử lý.

Khả năng cung cấp toner và linh kiện

Máy phổ biến thường có lợi thế về nguồn vật tư và linh kiện.

Bảo trì định kỳ

Cần xác định lịch bảo trì và bên chịu trách nhiệm.

Managed Print Services và xu hướng thuê máy photocopy

Managed Print Services, thường gọi là dịch vụ quản lý in ấn, mở rộng khái niệm thuê máy.

Doanh nghiệp không chỉ thuê thiết bị mà còn có thể sử dụng dịch vụ quản lý toàn bộ hệ thống in ấn.

Managed Print Services là gì?

Mô hình này có thể bao gồm:

• Quản lý thiết bị.

• Theo dõi số lượng bản in.

• Quản lý toner.

• Bảo trì.

• Hỗ trợ kỹ thuật.

• Theo dõi chi phí.

• Tối ưu số lượng thiết bị.

Quản lý số lượng bản in

Doanh nghiệp có thể theo dõi bộ phận nào in nhiều, thiết bị nào được sử dụng nhiều và từ đó kiểm soát chi phí.

Quản lý vật tư và bảo trì

Việc quản lý tập trung giúp hạn chế tình trạng hết toner hoặc thiết bị phải dừng hoạt động quá lâu.

Kiểm soát chi phí in ấn

Thay vì chỉ biết tổng chi phí cuối tháng, doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí theo từng thiết bị hoặc từng bộ phận tùy giải pháp.

Những câu hỏi cần hỏi nhà cung cấp trước khi thuê máy photocopy

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá và điều khoản bằng văn bản.

Câu hỏi về model và tình trạng máy

• Model chính xác là gì?

• Máy mới hay đã qua sử dụng?

• Năm sản xuất?

• Số bản đã chạy?

• Tốc độ bao nhiêu?

• Công suất bao nhiêu?

• Có scan hai mặt không?

Câu hỏi về chi phí

• Phí thuê hàng tháng?

• Định mức bản in?

• Phí vượt định mức?

• Có phí lắp đặt không?

• Có phí vận chuyển không?

• Có chi phí phát sinh khác không?

Câu hỏi về toner và vật tư

• Toner có bao gồm không?

• Linh kiện hao mòn có bao gồm không?

• Ai chịu chi phí thay drum?

• Ai chịu chi phí cụm sấy?

• Ai chịu chi phí roller?

Câu hỏi về bảo trì

• Ai chịu trách nhiệm sửa chữa?

• Thời gian phản hồi?

• Có kỹ thuật viên tại địa phương?

• Có máy thay thế nếu thiết bị hỏng lâu không?

Câu hỏi về thời hạn và điều khoản hợp đồng

• Thời hạn thuê bao lâu?

• Có tự động gia hạn không?

• Điều kiện chấm dứt hợp đồng?

• Có phí phạt khi chấm dứt sớm không?

• Khi hết hợp đồng xử lý thiết bị như thế nào?

Những câu hỏi cần hỏi trước khi mua máy photocopy

Nếu mua máy, doanh nghiệp nên hỏi:

• Máy mới hay đã qua sử dụng?

• Nguồn gốc thiết bị?

• Chính sách bảo hành?

• Bảo hành những bộ phận nào?

• Giá toner?

• Giá linh kiện?

• Chi phí bảo trì?

• Có kỹ thuật viên hỗ trợ tận nơi không?

• Thời gian phản hồi?

• Có thể nâng cấp thêm khay giấy không?

• Có thể lắp thêm finisher không?

Quan trọng nhất là yêu cầu báo giá đúng model và đúng cấu hình.

Hai máy cùng tên model nhưng khác phụ kiện có thể có mức giá và khả năng sử dụng khác nhau.

Những sai lầm thường gặp khi thuê máy photocopy

Chỉ quan tâm đến giá thuê

Giá thuê thấp không đồng nghĩa tổng chi phí thấp.

Không đọc kỹ hợp đồng

Các điều khoản về định mức, bản vượt và chi phí phát sinh cần được kiểm tra trước khi ký.

Không kiểm tra tình trạng máy

Đặc biệt quan trọng nếu thuê máy đã qua sử dụng.

Không hỏi về toner và linh kiện

Đây là các khoản có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí.

Không quan tâm đến dịch vụ kỹ thuật

Một chiếc máy tốt nhưng hỗ trợ kỹ thuật chậm vẫn có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Những sai lầm thường gặp khi mua máy photocopy

Chọn máy theo giá thấp nhất

Giá thấp không đồng nghĩa chi phí sử dụng thấp.

Chọn máy có công suất quá lớn

Máy quá lớn có thể gây lãng phí vốn nếu không được khai thác đúng mức.

Không tính chi phí vật tư

Toner, drum, cụm sấy và các linh kiện hao mòn cần được tính vào tổng chi phí.

Không kiểm tra dịch vụ sau bán hàng

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sử dụng máy thường xuyên.

Không xác định nhu cầu sử dụng

Trước khi mua, cần biết số lượng bản in, nhu cầu scan và các tính năng thực tế cần thiết.

7 tiêu chí chọn máy photocopy phù hợp trong năm 2026

Khi lựa chọn máy photocopy, doanh nghiệp có thể dựa trên 7 tiêu chí chính.

Khối lượng bản in

Xác định số lượng bản trung bình mỗi tháng.

Nhu cầu in đen trắng hay màu

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần máy màu.

Khả năng scan

Đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp đang số hóa tài liệu.

Kết nối và tính năng

Có thể xem xét:

• LAN.

• Wi-Fi.

• Mobile Print.

• Scan to Email.

• Scan to Folder.

• Cloud.

• Quản lý người dùng.

Chi phí vận hành

Tính chi phí toner, vật tư, điện và bảo trì.

Bảo mật và quản lý người dùng

Đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp xử lý dữ liệu nội bộ hoặc tài liệu nhạy cảm.

Dịch vụ kỹ thuật

Nên ưu tiên nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ nhanh và nguồn linh kiện ổn định.

Công thức tính chi phí thuê và mua máy photocopy

Doanh nghiệp có thể lập bảng so sánh đơn giản.

Công thức tính chi phí khi mua

Tổng chi phí mua = Giá máy + vật tư + bảo trì + linh kiện + điện + kỹ thuật - giá trị thanh lý

Công thức tính chi phí khi thuê

Tổng chi phí thuê = Phí thuê + phí bản in + phí vượt định mức + các khoản phát sinh

Sau đó so sánh hai phương án trong cùng một khoảng thời gian.

Ví dụ:

36 tháng

hoặc

60 tháng.

Không nên so sánh giá mua một lần với giá thuê của một tháng vì đây là hai khoảng thời gian khác nhau.

Ví dụ minh họa cách tính

Giả sử một doanh nghiệp có nhu cầu khoảng 15.000 bản/tháng.

Doanh nghiệp đang cân nhắc hai phương án.

Phương án mua

Doanh nghiệp phải tính:

• Giá máy.

• Toner.

• Bảo trì.

• Linh kiện.

• Điện.

• Chi phí kỹ thuật.

Phương án thuê

Doanh nghiệp phải tính:

• Phí thuê.

• Định mức bản in.

• Phí vượt định mức.

• Toner nếu không bao gồm.

• Các khoản ngoài hợp đồng.

Sau đó tính tổng chi phí trong 36 hoặc 60 tháng.

Cách làm này sẽ cho kết quả thực tế hơn việc chỉ hỏi:

"Mua máy bao nhiêu tiền?"

hoặc:

"Thuê máy bao nhiêu tiền một tháng?"

Nhu cầu thuê/mua máy photocopy trong thời gian tới

Từ tháng 9/2026 trở đi, nhu cầu thuê và mua máy photocopy nhiều khả năng vẫn tồn tại song song.

Doanh nghiệp có ngân sách, nhu cầu ổn định và muốn sở hữu tài sản vẫn có lý do để mua.

Trong khi đó, doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp muốn tối ưu dòng tiền hoặc đơn vị không muốn tự quản lý bảo trì có thể tiếp tục quan tâm đến thuê.

Bên cạnh đó, sự phát triển của máy photocopy đa chức năng cũng khiến người mua quan tâm nhiều hơn đến:

• Khả năng scan.

• Kết nối mạng.

• In từ thiết bị di động.

• Cloud.

• Bảo mật.

• Quản lý người dùng.

• Kiểm soát chi phí.

• Tiết kiệm năng lượng.

Điều này cho thấy thị trường đang chuyển dần từ việc chỉ bán thiết bị photocopy sang cung cấp giải pháp xử lý và quản lý tài liệu.

Xu hướng thuê máy photocopy

Thuê máy có thể tiếp tục được quan tâm bởi những doanh nghiệp muốn giảm vốn đầu tư và sử dụng dịch vụ đi kèm.

Các gói dịch vụ trong tương lai có thể ngày càng chú trọng:

• Quản lý thiết bị.

• Theo dõi bản in.

• Tự động quản lý vật tư.

• Bảo trì.

• Hỗ trợ kỹ thuật.

• Tích hợp phần mềm.

• Quản lý tài liệu.

Xu hướng mua máy photocopy

Mua máy vẫn có lợi thế đối với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ổn định trong thời gian dài.

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể chủ động hơn về:

• Model.

• Cấu hình.

• Tính năng.

• Thời gian sử dụng.

• Bảo trì.

• Nâng cấp.

Xu hướng máy photocopy đa chức năng

Thay vì sử dụng nhiều thiết bị riêng biệt, doanh nghiệp ngày càng có xu hướng sử dụng MFP có thể:

In + Copy + Scan + Kết nối + Quản lý tài liệu.

Điều này giúp thiết bị phù hợp hơn với môi trường văn phòng hiện đại.

Xu hướng quản lý và số hóa tài liệu

Dù lượng giấy có thể giảm trong nhiều doanh nghiệp, nhu cầu chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử vẫn tồn tại.

Một quy trình phổ biến có thể là:

Tài liệu giấy → Scan → PDF → Lưu trữ → Chia sẻ → Xử lý trên hệ thống điện tử.

Trong quy trình này, máy photocopy đa chức năng đóng vai trò cầu nối giữa tài liệu giấy và môi trường số.

Nên thuê hay mua máy photocopy?

Nhu cầu thuê và mua máy photocopy trong năm 2026 không thể được nhìn nhận theo hướng phương án nào luôn tốt hơn.

Mua máy phù hợp hơn khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ổn định, có ngân sách đầu tư, muốn sở hữu thiết bị và dự kiến sử dụng lâu dài.

Thuê máy phù hợp hơn khi doanh nghiệp muốn giảm vốn đầu tư ban đầu, cần sự linh hoạt hoặc muốn nhà cung cấp hỗ trợ một phần công việc bảo trì và vận hành.

Quan trọng nhất là không nên quyết định chỉ dựa vào giá mua hoặc giá thuê hàng tháng.

Doanh nghiệp nên xem xét đồng thời:

Nhu cầu sử dụng + số lượng bản in + chi phí vật tư + bảo trì + linh kiện + điện năng + dịch vụ kỹ thuật + thời gian sử dụng.

Nếu có thể, hãy tính tổng chi phí trong 3-5 năm trước khi đưa ra quyết định.

Một chiếc máy photocopy phù hợp không nhất thiết phải là chiếc máy đắt nhất.

Một hợp đồng thuê có giá thấp cũng chưa chắc là phương án tiết kiệm nhất.

Phương án