Biến động thị trường máy photocopy năm 2026

Cập nhật: tháng 9/2026

Thị trường máy photocopy năm 2026 đang bước vào một giai đoạn có nhiều thay đổi đáng chú í. Nếu trước đây máy photocopy chủ yếu được nhìn nhận là thiết bị dùng để sao chụp tài liệu, thì hiện nay vai trò của thiết bị này đã mở rộng đáng kể.

Một chiếc máy photocopy văn phòng hiện đại có thể đồng thời đảm nhiệm nhiều công việc: in, photocopy, scan, lưu trữ, gửi tài liệu, kết nối mạng, in từ thiết bị di động, làm việc với hệ thống quản lý tài liệu và hỗ trợ các quy trình số hóa trong doanh nghiệp.

Sự thay đổi này khiến thị trường không còn đơn giản là cuộc cạnh tranh về giá máy, tốc độ copy hay số lượng bản in mỗi phút. Doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến tổng chi phí sử dụng, khả năng kết nối, bảo mật, tốc độ scan, mức tiêu thụ năng lượng, dịch vụ sau bán hàng và khả năng tích hợp với hệ thống làm việc hiện tại.

Tại Việt Nam, xu hướng này diễn ra trong bối cảnh thị trường thiết bị văn phòng tiếp tục được thúc đẩy bởi sự phát triển của doanh nghiệp, nhu cầu tự động hóa văn phòng và quá trình chuyển đổi số. Một số nghiên cứu thị trường ước tính quy mô thị trường thiết bị văn phòng Việt Nam đạt khoảng 1,03 tỷ USD năm 2025 và có thể tiếp tục tăng trong giai đoạn 2026–2032, dù các con số cụ thể phụ thuộc vào phạm vi sản phẩm được từng đơn vị nghiên cứu đưa vào thị trường.

Vậy thị trường máy photocopy đang biến động theo hướng nào trong năm 2026?

1. Máy photocopy đang dần trở thành thiết bị đa chức năng

Một trong những thay đổi rõ rõ nhất là khái niệm "máy photocopy" ngày càng gần với MFP/MFD – thiết bị đa chức năng.

Thay vì chỉ phục vụ việc sao chụp, các dòng máy hiện nay thường kết hợp:

• Photocopy.

• In tài liệu.

• Scan.

• Scan hai mặt.

• Gửi tài liệu qua mạng.

• In qua Wi-Fi.

• In từ điện thoại.

• Kết nối máy tính.

• Quản lý người dùng.

• Kiểm soát số lượng bản in.

• Tích hợp hệ thống quản lý tài liệu.

• Một số tính năng hỗ trợ quy trình làm việc trên nền tảng đám mây.

Ricoh hiện cung cấp nhiều dòng thiết bị đa chức năng với khả năng copy, print, scan và tùy chọn fax, đồng thời tập trung vào các giải pháp phục vụ môi trường văn phòng hiện đại.

Canon cũng đang định hướng các thiết bị văn phòng theo hướng kết hợp hiệu suất, bảo mật, trải nghiệm người dùng, kết nối cloud và tính bền vững.

Điều này cho thấy một thay đổi quan trọng:

Doanh nghiệp không còn chỉ mua một chiếc máy photocopy; họ đang mua một thiết bị xử lý tài liệu.

Đây là một trong những biến động quan trọng nhất của thị trường trong năm 2026.

2. Nhu cầu photocopy không biến mất nhưng đang thay đổi

Sự phát triển của văn phòng điện tử khiến nhiều người cho rằng nhu cầu in ấn và photocopy sẽ giảm mạnh.

Thực tế phức tạp hơn.

Nhiều loại tài liệu đã được chuyển sang dạng điện tử, nhưng trong các doanh nghiệp, trường học, cơ quan hành chính, đơn vị dịch vụ, ngân hàng, kế toán, xây dựng, bất động sản và nhiều ngành nghề khác, nhu cầu in và sao chụp vẫn tồn tại.

Điểm thay đổi nằm ở cách sử dụng.

Thay vì in mọi tài liệu, doanh nghiệp có xu hướng:

• Chỉ in những tài liệu thực sự cần thiết.

• Scan và lưu trữ tài liệu điện tử.

• In hai mặt.

• Kiểm soát số lượng bản in.

• Phân quyền người sử dụng.

• Theo dõi chi phí in.

• Sử dụng máy đa chức năng thay cho nhiều thiết bị riêng lẻ.

Do đó, thị trường không đơn thuần chuyển từ "có photocopy" sang "không photocopy".

Thay vào đó, thị trường đang chuyển từ:

Photocopy truyền thống → quản lý tài liệu → số hóa quy trình làm việc.

3. Máy photocopy đa chức năng tiếp tục được chú ý

Trong môi trường doanh nghiệp, một thiết bị có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ thường mang lại lợi ích về không gian, quản lý và chi phí.

Một chiếc máy có thể thay thế cho nhiều thiết bị:

Máy photocopy + máy in + máy scan + thiết bị kết nối mạng.

Đây cũng là lý do các nhà sản xuất liên tục phát triển những dòng máy đa chức năng với nhiều mức tốc độ khác nhau.

Danh mục sản phẩm Ricoh hiện trải rộng từ những thiết bị văn phòng tốc độ khoảng 25–40 trang/phút cho tới các dòng tốc độ cao hơn, đáp ứng các môi trường có khối lượng công việc lớn.

Điều này tạo ra một thị trường phân hóa rõ hơn.

Nhóm văn phòng nhỏ

Nhu cầu ưu tiên: kích thước nhỏ, vận hành đơn giản, đủ copy/scan cơ bản và kết nối mạng mức tối thiểu

Thường ưu tiên:

• Kích thước nhỏ.

• Giá đầu tư hợp lý.

• Dễ sử dụng.

• In và photocopy cơ bản.

• Scan.

• Kết nối mạng.

Nhóm doanh nghiệp vừa

Nhu cầu ưu tiên: tốc độ ổn định, in số lượng lớn, scan nhanh hai mặt, quản lý người dùng và minh bạch chi phí

Thường quan tâm:

• Tốc độ.

• Khả năng in số lượng lớn.

• Scan nhanh.

• In hai mặt.

• Quản lý người dùng.

• Chi phí trên mỗi bản in.

Nhóm doanh nghiệp lớn

Nhu cầu ưu tiên: quản trị đội máy, bảo mật, xác thực người dùng, workflow và tích hợp hệ thống/cloud

Có thể quan tâm sâu hơn đến:

• Quản lý đội máy.

• Bảo mật.

• Xác thực người dùng.

• Theo dõi chi phí.

• Workflow.

• Cloud.

• Khả năng tích hợp hệ thống.

• Dịch vụ bảo trì.

Nhóm in ấn chuyên nghiệp

Nhu cầu ưu tiên: chất lượng màu/ché độ ổn định, xử lý khối lượng lớn, nhiều loại giấy và tùy chọn hoàn thiện

Lại có những yêu cầu khác:

• Tốc độ rất cao.

• Chất lượng màu.

• Độ ổn định.

• Khả năng xử lý khối lượng lớn.

• Nhiều loại giấy.

• Các tùy chọn hoàn thiện tài liệu.

Vì vậy, thị trường máy photocopy năm 2026 không có là một thị trường đồng nhất.

4. Công nghệ scan đang trở thành tiêu chí quan trọng

Một trong những thay đổi đáng chú í là người mua ngày càng quan tâm đến khả năng scan, thay vì chỉ nhìn vào tốc độ photocopy.

Điều này xuất phát từ quá trình số hóa tài liệu.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng máy theo quy trình:

Tài liệu giấy → Scan → File PDF → Lưu trữ → Chia sẻ → Xử lý trên hệ thống điện tử.

Quy trình số hóa cần tối ưu

Giấy → Scan → PDF/ảnh → OCR (nếu cần) → lưu trữ → chia sẻ → xử lý trong hệ thống

Vì vậy, một chiếc máy có tốc độ scan nhanh và khả năng scan hai mặt tự động có thể mang lại giá trị lớn hơn nhiều so với một máy chỉ có tốc độ copy cao.

Các tiêu chí khi đánh giá năng lực scan

Tốc độ scan hai mặt, chất lượng ảnh, khả năng OCR/phân loại và độ ổn định khi chạy khối lượng lớn

Các dòng MFP hiện nay có thể được trang bị bộ nạp tài liệu tự động và công nghệ scan hai mặt tốc độ cao. Chẳng hạn, Ricoh đang cung cấp các model có tốc độ scan lên tới hàng trăm ảnh/phút ở chế độ hai mặt tùy cấu hình.

Canon cũng đang phát triển các thiết bị có khả năng scan tốc độ cao, kết nối và xử lý tài liệu phục vụ môi trường làm việc hiện đại.

Đây là lý do khi đánh giá máy photocopy năm 2026, chỉ nhìn vào thông số ppm – pages per minute là chưa đủ.

5. Cloud và kết nối mạng ngày càng quan trọng

Máy photocopy hiện đại không còn hoạt động độc lập.

Thiết bị có thể trở thành một mắt xích trong hệ thống CNTT của doanh nghiệp.

Người dùng có thể cần:

• In qua mạng LAN.

• In qua Wi-Fi.

• In từ điện thoại.

• Scan về máy tính.

• Scan vào thư mục mạng.

• Làm việc với dịch vụ cloud.

• Quản lý tài liệu từ xa.

• Xác thực người dùng.

Ricoh hiện đã phát triển các giải pháp cloud printing dành cho môi trường làm việc hiện đại, trong khi Canon nhấn mạnh khả năng cloud connectivity trong nhóm thiết bị văn phòng của mình.

Điều này làm thay đổi tiêu chí mua hàng.

Trước đây câu hỏi có thể là:

"Máy này photocopy được bao nhiêu bản/phút?"

Nhưng hiện nay doanh nghiệp có thể hỏi:

"Máy này có thể tích hợp với hệ thống làm việc của chúng tôi như thế nào?"

Đây là một sự thay đổi rất lớn về cách đánh giá thiết bị.

6. Bảo mật trở thành vấn đề quan trọng hơn

Máy photocopy hiện đại về bản chất cũng là một thiết bị kết nối mạng.

Nó có thể:

• Nhận tài liệu từ máy tính.

• Lưu dữ liệu tạm thời.

• Scan tài liệu.

• Kết nối Internet hoặc cloud.

• Giao tiếp với hệ thống mạng nội bộ.

Rủi ro bảo mật thường gặp

Lộ dữ liệu scan/in, truy cập trái phép, thất thoát tài liệu tạm, rủi ro từ kết nối mạng/cloud

Vì vậy, vấn đề bảo mật ngày càng được chú ý.

Đặc biệt đối với:

• Ngân hàng.

• Doanh nghiệp tài chính.

• Công ty luật.

• Cơ quan nhà nước.

• Bệnh viện.

• Doanh nghiệp lớn.

• Công ty xử lý dữ liệu nhạy cảm.

Gợi ý yêu cầu bảo mật nên hỏi nhà cung cấp

Xác thực người dùng, phân quyền, mã hóa/tùy chọn bảo mật dữ liệu, log truy vết và cơ chế quản trị từ xa

Các nhà sản xuất đang đưa nhiều tính năng bảo mật và quản lý người dùng vào thiết bị văn phòng. Canon hiện mô tả các dòng máy văn phòng của mình theo hướng chú trọng bảo mật, trải nghiệm người dùng và chuyển đổi số.

Vì vậy, khi mua máy photocopy trong năm 2026, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi:

"Máy có tốt không?"

Mà nên hỏi thêm:

"Máy bảo vệ dữ liệu như thế nào?"

7. Tiết kiệm điện và yếu tố môi trường được quan tâm nhiều hơn

Chi phí sử dụng máy photocopy không chỉ nằm ở giá mua.

Một doanh nghiệp còn phải trả:

• Điện.

• Giấy.

• Mực/toner.

• Vật tư hao mòn.

• Bảo trì.

• Linh kiện.

• Nhân công.

• Chi phí xử lý sự cố.

Với doanh nghiệp có hàng chục nghìn hoặc hàng trăm nghìn bản in mỗi tháng, những khoản này có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Do đó, xu hướng tiết kiệm năng lượng ngày càng trở thành một yếu tố trong quá trình lựa chọn thiết bị.

Tiết kiệm năng lượng theo tiêu chí TCO

So sánh tiêu thụ điện theo chế độ (active/ready/sleep), mức tiêu thụ thực tế theo chu kỳ dùng và thông số công bố từ hãng

Bộ Công Thương cũng từng lưu ý máy in, máy photocopy và máy fax là những thiết bị phổ biến trong văn phòng và có liên quan tới việc sử dụng năng lượng hiệu quả.

Các hãng sản xuất hiện cũng công bố mức tiêu thụ năng lượng trên nhiều model.

Ví dụ, Ricoh công bố thông số Typical Energy Consumption cho nhiều thiết bị đa chức năng của hãng.

Điều đó cho thấy xu hướng cạnh tranh đang dần chuyển từ:

"Máy nào rẻ hơn?"

sang:

"Máy nào có tổng chi phí sở hữu hợp lý hơn?"

8. Giá máy photocopy: không nên chỉ nhìn vào giá mua ban đầu

Đây là vấn đề rất được người mua quan tâm.

Trên thị trường có thể bắt gặp nhiều phân khúc:

• Máy photocopy giá thấp.

• Máy photocopy văn phòng tầm trung.

• Máy đa chức năng cao cấp.

• Máy photocopy màu.

• Máy công suất lớn.

• Máy chuyên nghiệp cho ngành in.

• Máy đã qua sử dụng.

Giá bán giữa các model có thể chênh lệch rất lớn.

Một số bảng giá bán lẻ trên thị trường Việt Nam cho thấy máy photocopy có thể trải từ khoảng vài chục triệu đồng đối với một số model văn phòng phổ biến lên cao hơn đáng kể đối với những thiết bị có cấu hình và công suất lớn hơn. Tuy nhiên, giá thực tế phụ thuộc model, cấu hình, nguồn hàng, tình trạng máy, phụ kiện và dịch vụ đi kèm.

Do đó, không nên xây dựng bài toán mua máy chỉ dựa trên:

Giá máy = chi phí đầu tư.

Thay vào đó nên tính:

Tổng chi phí sở hữu = Giá máy + vật tư + điện + bảo trì + linh kiện + thời gian dừng máy.

Đây là cách đánh giá thực tế hơn.

9. Thị trường máy cũ và máy mới tiếp tục tồn tại song song

Một đặc điểm riêng của thị trường photocopy là máy đã qua sử dụng vẫn có vị trí nhất định.

Lý do khá dễ hiểu.

Một doanh nghiệp nhỏ có thể không muốn bỏ ra số tiền lớn để mua máy mới.

Trong trường hợp đó, máy cũ có thể hấp dẫn nhờ:

• Giá đầu tư ban đầu thấp.

• Có nhiều model phổ biến.

• Phù hợp với nhu cầu photocopy cơ bản.

• Có thể đáp ứng khối lượng công việc vừa phải.

Tuy nhiên, máy cũ cũng đi kèm những rủi ro:

• Tuổi đời thiết bị.

• Số bản đã sử dụng.

• Tình trạng cụm trống.

• Tình trạng cụm sấy.

• Bộ nạp bản gốc.

• Linh kiện thay thế.

• Nguồn gốc máy.

• Lịch sử bảo trì.

• Khả năng cung cấp vật tư.

Vì vậy, thị trường năm 2026 không đơn giản là:

Máy mới thắng máy cũ.

Mà là:

Mỗi nhóm khách hàng tìm kiếm một phương án phù hợp với ngân sách và khối lượng sử dụng.

Đối với máy đã qua sử dụng, người mua càng cần quan tâm đến nguồn gốc và tình trạng thực tế.

10. Dịch vụ thuê máy photocopy tiếp tục là một lựa chọn đáng chú ý

Một biến động khác đáng theo dõi là mô hình thuê máy photocopy.

Thay vì bỏ một khoản vốn lớn để mua thiết bị, doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê máy trong một khoảng thời gian nhất định.

Thuê máy phù hợp với những trường hợp nào?

Doanh nghiệp nhỏ/vừa, văn phòng mới, nhu cầu in thay đổi theo thời điểm và mục tiêu giảm áp lực đầu tư ban đầu

Mô hình này đặc biệt phù hợp với:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa.

• Văn phòng mới thành lập.

• Đơn vị có nhu cầu in thay đổi theo thời điểm.

• Doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí.

• Đơn vị không muốn tự quản lý bảo trì.

Một số đơn vị kinh doanh máy photocopy tại Việt Nam cũng ghi nhận xu hướng doanh nghiệp cân nhắc thuê thay vì mua để giảm áp lực đầu tư ban đầu và chi phí bảo trì.

Tuy nhiên, thuê máy không phải lúc nào cũng rẻ hơn mua.

Doanh nghiệp cần xem xét:

• Phí thuê hàng tháng.

• Số bản in tối thiểu.

• Đơn giá vượt định mức.

• Toner có bao gồm hay không.

• Linh kiện có bao gồm hay không.

• Thời gian kỹ thuật xử lý sự cố.

• Điều kiện chấm dứt hợp đồng.

• Thời hạn thuê.

Nếu không tính kỹ, chi phí thuê trong nhiều năm có thể cao hơn việc mua một thiết bị phù hợp.

11. Các thương hiệu lớn tiếp tục cạnh tranh bằng công nghệ

Năm 2026, thị trường máy photocopy/MFP vẫn có sự hiện diện của nhiều thương hiệu quốc tế lớn như:

• Canon.

• Ricoh.

• Konica Minolta.

• Xerox.

• Toshiba.

• Sharp.

• Kyocera.

• Fujifilm/Fuji Xerox ở các thị trường và dùng sản phẩm liên quan.

Điểm đáng chú ý là cuộc cạnh tranh không chỉ nằm ở phần cứng.

Các hãng đang cạnh tranh trên nhiều lớp:

Thiết bị → phần mềm → bảo mật → cloud → workflow → dịch vụ → trải nghiệm người dùng.

Canon đang đẩy mạnh nền tảng imageFORCE với định hướng thiết bị thông minh hơn, nhanh hơn và bền vững hơn.

Ricoh tiếp tục phát triển các dòng MFP dành cho môi trường văn phòng hiện đại với nhiều cấp tốc độ và khả năng xử lý tài liệu khác nhau.

Điều đó cho thấy cạnh tranh trong ngày đang chuyển dần từ cuộc chiến "thông số" sang cuộc chiến về hệ sinh thái giải pháp.

12. Canon và Ricoh đều đang nhấn mạnh thế hệ thiết bị thông minh hơn

Một ví dụ rõ ràng là Canon đang phát triển công nghệ imageFORCE với thông điệp tập trung vào tốc độ, tính thông minh và tính bền vững của thiết bị.

Trong khi đó, Ricoh tiếp tục đưa các công nghệ như Smart Operation Panel, Always Current Technology, scan tốc độ cao và khả năng kết nối vào các dòng MFP.

Điều này phản ánh một xu hướng lớn:

Máy photocopy đang trở thành một "thiết bị thông minh" trong văn phòng.

Thiết bị làm việc đa bước

Không chỉ copy/in, mà còn tham gia scan → nhận diện → xử lý → lưu trữ → chia sẻ → quản lý

Thiết bị không chỉ nhận lệnh:

Copy → in ra giấy.

Mà ngày càng tham gia vào:

Scan → nhận diện → xử lý → lưu trữ → chia sẻ → quản lý.

13. Máy photocopy màu và máy in chuyên nghiệp tiếp tục có thị trường riêng

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần máy màu.

Nhưng đối với:

• Marketing.

• Thiết kế.

• Giáo dục.

• Bán hàng.

• Bất động sản.

• Quảng cáo.

• In tài liệu giới thiệu.

• In brochure.

• In tài liệu nội bộ có yếu tố nhận diện thương hiệu.

thì màu sắc có vai trò quan trọng.

Trong khi đó, những doanh nghiệp chủ yếu xử lý:

• Hợp đồng.

• Hồ sơ.

• Hóa đơn.

• Văn bản.

• Tài liệu hành chính.

thường có thể ưu tiên máy đen trắng để tối ưu chi phí.

Vì sao thị trường màu/production vẫn duy trì?

Do nhu cầu truyền thông & tài liệu có yếu tố hình ảnh luôn tồn tại và đòi hỏi chất lượng/độ ổn định riêng

Do đó, thị trường đang phân hóa thành nhiều nhu cầu cụ thể thay vì một lựa chọn chung cho tất cả.

14. Máy photocopy công nghiệp và production printing có xu hướng khác với máy văn phòng

Một điểm cần phân biệt là máy photocopy văn phòng và thiết bị production printing không nên được đánh giá theo cùng một tiêu chuẩn.

Trong lĩnh vực in chuyên nghiệp, các nhà sản xuất đang tiếp tục đầu tư vào in kỹ thuật số và giải pháp workflow.

Dữ liệu ngành cho thấy mảng production printing của một số OEM lớn đã có mức tăng trưởng đáng chú ý trong những giai đoạn gần đây; Canon, Konica Minolta và Ricoh đều có hoạt động đáng kể trong lĩnh vực này.

Điều đó cho thấy thị trường máy in/photocopy đang phân hóa:

Văn phòng → MFP thông minh.

Doanh nghiệp lớn → quản lý tài liệu và workflow.

Nhà in → production printing.

Cá nhân/văn phòng nhỏ → thiết bị nhỏ gọn, chi phí hợp lý.

15. Xu hướng "văn phòng không giấy" không đồng nghĩa với "không cần máy photocopy"

Đây là một hiểu nhầm khá phổ biến.

Văn phòng không giấy thực chất thường có nghĩa là giảm sự phụ thuộc vào tài liệu giấy, chứ không phải loại bỏ hoàn toàn thiết bị in ấn.

Trong nhiều quy trình, tài liệu vẫn bắt đầu từ giấy.

Ví dụ:

Hợp đồng giấy → scan → PDF → lưu trữ điện tử.

Hoặc:

Hồ sơ giấy → scan → OCR → nhập hệ thống.

Trong những trường hợp này, máy photocopy đa chức năng lại đóng vai trò như cầu nối giữa thế giới giấy và thế giới số.

Đây có thể sẽ tiếp tục là một vai trò quan trọng của MFP trong những năm tới.

16. AI có thể trở thành hướng phát triển mới của thiết bị văn phòng

Một xu hướng đáng theo dõi từ năm 2026 trở đi là việc AI dần xuất hiện sâu hơn trong quy trình xử lý tài liệu.

AI có thể được ứng dụng vào những công việc như:

• Nhận diện tài liệu.

• OCR.

• Phân loại tài liệu.

• Trích xuất thông tin.

• Tìm kiếm nội dung.

• Tự động hóa workflow.

• Phát hiện lỗi.

• Hỗ trợ quản trị thiết bị.

Điều này có thể khiến máy photocopy trong tương lai không còn chỉ là một "thiết bị đầu ra".

Nó có thể trở thành một điểm thu thập và xử lý thông tin.

Đây là một trong những hướng phát triển đáng theo dõi nhất của thị trường.

17. Chi phí vật tư vẫn là yếu tố quyết định

Cho dù máy có nhiều công nghệ đến đâu, người dùng vẫn phải quan tâm đến:

• Toner.

• Drum.

• Fuser.

• Developer.

• Belt.

• Roller.

• Bộ phận kéo giấy.

• Các linh kiện hao mòn.

Vì sao chênh lệch vật tư tạo ra khác biệt lớn?

Một máy giá rẻ nhưng vật tư đắt có thể làm tăng chi phí/bản; ngược lại máy đắt hơn có thể rẻ hơn theo tổng chi phí sử dụng

Một chiếc máy giá rẻ nhưng sử dụng vật tư đắt có thể trở thành lựa chọn không hiệu quả về lâu dài.

Ngược lại, một chiếc máy có giá mua cao hơn nhưng chi phí trên mỗi bản in thấp có thể mang lại hiệu quả tốt hơn nếu doanh nghiệp sử dụng với khối lượng lớn.

Vì vậy, người mua nên đặt câu hỏi:

Chi phí thực tế cho 1.000 bản in là bao nhiêu?

thay vì chỉ hỏi:

Máy này giá bao nhiêu?

18. Thị trường đang chuyển từ cạnh tranh về giá sang cạnh tranh về giá trị

Đây có thể xem là một trong những biến động quan trọng nhất.

Trước đây:

Giá thấp → dễ bán.

Hiện nay:

Giá + tính năng + chi phí vận hành + dịch vụ + độ ổn định + bảo mật → quyết định giá trị.

Một doanh nghiệp có thể chấp nhận mua một thiết bị đắt hơn nếu thiết bị đó:

• Ít hỏng.

• Dễ quản lý.

• Scan nhanh.

• Tiết kiệm điện.

• Tiết kiệm toner.

• Có hỗ trợ kỹ thuật tốt.

• Có khả năng quản lý người dùng.

• Có khả năng kết nối với hệ thống hiện tại.

Đây chính là lý do TCO – Total Cost of Ownership ngày càng quan trọng trong quyết định đầu tư.

19. Người mua cần thận trọng với quảng cáo "giá rẻ"

Thị trường máy photocopy có rất nhiều mức giá khác nhau.

Một mức giá thấp bất thường không nhất thiết có nghĩa là doanh nghiệp đang có một món hời.

Có thể tồn tại sự khác biệt về:

• Nguồn gốc máy.

• Cấu hình.

• Tình trạng thiết bị.

• Phụ kiện.

• Bộ nạp bản gốc.

• Khay giấy.

• Bộ hoàn thiện.

• Chế độ bảo hành.

• Dịch vụ sau bán hàng.

• Chi phí vật tư.

Đặc biệt với máy cũ, cần kiểm tra kỹ số bản đã chạy và tình trạng các cụm linh kiện.

Do đó:

Không nên so sánh giá máy nếu chưa so sánh cùng cấu hình và điều kiện bảo hành.

Đây là nguyên tắc rất quan trọng khi tham khảo thị trường năm 2026.

Checklist tránh mua theo quảng cáo “giá rẻ”

Nguồn gốc, cấu hình, tình trạng, phụ kiện/bộ nạp, chi phí vật tư theo trang in, chính sách bảo hành và dịch vụ sau bán

20. Những yếu tố có thể tiếp tục tác động thị trường từ cuối năm 2026

Từ tháng 9/2026 đến cuối năm, một số yếu tố có thể tiếp tục ảnh hưởng đến thị trường máy photocopy và thiết bị văn phòng.

Thứ nhất: Chuyển đổi số

Doanh nghiệp tiếp tục giảm giấy nhưng tăng nhu cầu số hóa tài liệu để lưu trữ và chia sẻ nhanh

Doanh nghiệp tiếp tục giảm giấy nhưng tăng nhu cầu số hóa tài liệu.

Thứ hai: Tự động hóa

Máy ngày càng cần kết nối phần mềm và workflow để chuẩn hóa luồng xử lý

Máy photocopy ngày càng cần kết nối với phần mềm và workflow.

Thứ ba: Bảo mật

Thiết bị văn phòng kết nối mạng cần được quản lý như thiết bị CNTT: phân quyền, xác thực và kiểm soát truy cập

Thiết bị văn phòng kết nối mạng sẽ cần được quản lý giống các thiết bị CNTT khác.

Thứ tư: Tiết kiệm chi phí

Tập trung vào chi phí vận hành (điện/vật tư/bảo trì/dừng máy) để tối ưu tổng chi phí sở hữu

Doanh nghiệp sẽ quan tâm nhiều hơn đến chi phí vận hành thay vì chỉ nhìn vào giá mua.

Thứ năm: Mô hình thuê thiết bị

Thuê máy kèm dịch vụ quản lý in giúp giảm áp lực đầu tư, nhưng cần kiểm soát điều kiện hợp đồng

Thuê máy và dịch vụ quản lý in có thể tiếp tục là lựa chọn của một bộ phận doanh nghiệp.

Thứ sáu: Thiết bị đa chức năng

MFP có lợi thế thay thế nhiều thiết bị riêng lẻ, tối ưu không gian và giảm chi phí quản lý

MFP có khả năng thay thế nhiều thiết bị riêng lẻ tiếp tục có lợi thế.

Thứ bảy: AI và xử lý tài liệu

AI/OCR/tự động hóa workflow tạo điểm khác biệt lớn cho thế hệ thiết bị tiếp theo

AI, OCR và tự động hóa workflow có thể trở thành điểm khác biệt lớn hơn trong các thế hệ thiết bị tiếp theo.

21. Doanh nghiệp nên chọn máy photocopy như thế nào trong năm 2026?

Không nên bắt đầu bằng câu hỏi:

"Hãng nào tốt nhất?"

Mà nên bắt đầu bằng:

"Doanh nghiệp của mình cần gì?"

Có thể xác định theo 7 bước:

Bước 1: Tính số lượng bản in

Ước lượng đúng mức in theo tháng để chọn tốc độ/dung lượng phù hợp

Ví dụ:

• Dưới 5.000 bản/tháng.

• 5.000–20.000 bản/tháng.

• 20.000–50.000 bản/tháng.

• Trên 50.000 bản/tháng.

Bước 2: Xác định in đen trắng hay màu

Chọn theo tỉ lệ tài liệu chữ/biểu mẫu và nhu cầu màu cho nhận diện

Nếu phần lớn tài liệu là văn bản, máy đen trắng có thể phù hợp hơn.

Nếu thường xuyên cần tài liệu marketing, thiết kế hoặc màu sắc thương hiệu, nên cân nhắc máy màu.

Bước 3: Xác định nhu cầu scan

Ưu tiên scan hai mặt/ tốc độ scan để đáp ứng nhu cầu số hóa

Nếu doanh nghiệp đang số hóa tài liệu, tốc độ scan và khả năng scan hai mặt cần được ưu tiên.

Bước 4: Xác định nhu cầu kết nối

Đảm bảo máy tương thích LAN/Wi‑Fi/Mobile Print/cloud và hệ thống tài liệu nội bộ

Kiểm tra:

• LAN.

• Wi-Fi.

• Mobile Print.

• Cloud.

• Hệ thống quản lý tài liệu.

Bước 5: Tính chi phí vận hành

Tính chi phí/bản gồm điện, vật tư, bảo trì và thời gian dừng để ra TCO thực tế

Không chỉ xem giá máy.

Hãy hỏi:

1.000 bản in tốn bao nhiêu tiền?

Bước 6: Kiểm tra dịch vụ

Đánh giá tốc độ phản hồi, thời gian xử lý sự cố và chính sách bảo hành/bảo trì

Một máy tốt nhưng không có kỹ thuật hỗ trợ nhanh vẫn có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Bước 7: Xem xét mua hay thuê

Chọn theo ổn định nhu cầu, thời gian sử dụng và khả năng kiểm soát chi phí dài hạn

Nếu vốn đầu tư hạn chế hoặc nhu cầu thay đổi, thuê có thể phù hợp.

Nếu sử dụng ổn định trong nhiều năm, mua có thể là lựa chọn đáng cân nhắc.

22. Nhìn lại thị trường máy photocopy Việt Nam đến tháng 9/2026

Có thể tóm tắt những biến động nổi bật của thị trường hiện nay bằng 8 xu hướng:

Kết luận nhanh

Thị trường không “biến mất” vì số hóa: vai trò MFP thay đổi và nhu cầu chuyển từ copy đơn thuần sang xử lý tài liệu đa bước

Nhìn tổng thể, thị trường không phải đang "biến mất" vì số hóa.

Thay vào đó, vai trò của máy photocopy đang thay đổi.

Thị trường máy photocopy năm 2026 đang thay đổi theo hướng thông minh hơn

Đến tháng 9/2026, thị trường máy photocopy có thể nhìn nhận như một thị trường đang chuyển đổi từ thiết bị sao chụp tài liệu sang nền tảng xử lý tài liệu đa chức năng.

Máy photocopy hiện đại không chỉ phục vụ việc copy.

Nó có thể:

In → Copy → Scan → Kết nối → Lưu trữ → Chia sẻ → Quản lý → Tự động hóa.

Vì vậy, xu hướng cạnh tranh trong những năm tới nhiều khả năng sẽ không đơn thuần nằm ở việc máy nào có tốc độ cao hơn hay giá thấp hơn.

Các yếu tố như khả năng tích hợp, bảo mật, scan, cloud, tiết kiệm năng lượng, chi phí vận hành v&agr